Funktionen


Wie funktioniert easy KiTa?

Daten werden in easy KiTa über eine Kernanwendung angelegt und verwaltet. Diese Anwendung gibt die Daten an die Weblösungen weiter, die auf jedem internetfähigen Gerät, Smartphone oder Tablet laufen.


(Kinder)leichte Verwaltung

Das Anlegen von Stammdaten ist kinderleicht. Über übersichtliche und einfache Masken werden wichtige Daten schnell und unkompliziert hinterlegt.


So können jedem Kind

  • Sorge- und Abholberechtigte und Geschwisterkinder,
  • Gruppenzugehörigkeiten mit Ein- und Austrittsdaten,
  • Gesundheitsdaten,
  • Datenschutzpräferenzen,
  • Bankdaten und
  • Notizen


zugeordnet werden. Diese Daten sind Grundlage für Workflows, Auswertungen und Exporte.


Mitarbeiter aller Bereiche

Mitarbeiter werden für verschiedene Aufgaben benötigt. Entsprechend können diese auch in easy KiTa angelegt werden.


Mitarbeitern können

  • allgemeine Daten,
  • Vertragsdaten (IDEV),
  • Gesundheitsdaten,
  • KiTa- und Organisatorische Gruppen,
  • die Email-Signatur sowie
  • Notizen


zugeordnet werden. Die erfassten Daten werden für Workflows und Exporte genutzt.



Eltern stets informiert

Über eine eigene Elternlösung für mobile Endgeräte können Eltern

  • Nachrichten und Rückfragen einsehen,
  • Anwesenheit und Essen festlegen und
  • Termine buchen.
  • Rechnungen,
  • Dokumente und
  • offene Posten


können betrachtet und gedruckt werden. Elternkonten werden zentral verwaltet; Passwörter werden zurückgesetzt und Kinder den Eltern zugewiesen.

Smarte Rechnungslegung

Anwesenheiten, Essensgelder und weitere Kosten werden von Erziehern über KiTa Gruppe Web erfasst.


Aus diesen Buchungen werden monatlich Rechnungen für Eltern erzeugt und verteilt. Das als Vorkasse oder im Nachhinein eingenommene Geld wird über den Zahlungseingang erfasst.


Die Verwaltung kann alle offenen und eingegangenen Zahlungen in offene Posten gruppenübergreifend einsehen und exportieren.


Immer einen guten Überblick

Über Symbole werden Benutzern vorgegebene Ansichten mit Volltextsuche geboten.


Zu den Ansichten gehören:

  • aufgenommene, ehemalige oder alle Kinder,
  • aktive und inaktive Mitarbeiter,
  • aktive und inaktive Elternkonten sowie
  • Wartelisten zukünftiger Jahre für Krippe, KiTa und Hort.


Es können Gruppenzusammensetzungen der Vergangenheit und die der Zukunft eingesehen und geplant werden.


Berichte und Exporte

Zur Prüfung und Auswertung von Daten können Exporte und Auswertungen erstellt werden.


easy KiTa bietet unter anderem: 

  • Exporte von Kindern oder Mitarbeitern.
  • Wartelisten der voherigen und nachfolgenden Jahre.


Anträge werden direkt erzeugt:

  • der IDEV-Export für das statistische Bundesamt,
  • der Erstklässlerexport (Kann-, Muss- und Flexi-Kinder) für die Schuleingangsuntersuchung sowie
  • der Finanzhilfeexport für die Beantragung von Zuschüssen.


Modular und transparent

Anwender sehen nur die Daten, die diese auch tatsächlich brauchen. Um das zu gewährleisten, sind alle Funktionen in verschiedene Module aufgeteilt. Diese werden Mitarbeitern über Rechte und Rollen zugewiesen.


Für die Mitarbeiter der Gruppen gibt es KiTa Gruppe Web. Es wird für Buchungen, Rechnungserstellungen und Zahlungseingänge genutzt und hat keinen Zugriff auf kritische Stammdaten.


Eltern nutzen KiTa Eltern Web. Es unterstützt Eltern in der Kommunikation mit Gruppen und erlaubt es Anwesenheit und Essen zu erfassen und kinderbezogene Daten einzusehen.


KiTa Verwaltung (Web) bietet die größte Funktionalität, es

  • verwaltet Kinder, Mitarbeiter, Gruppen und Elternkonten,
  • erstellt Exporte und Auswertungen,
  • stellt Vorlagen zur Verfügung und
  • überwacht Rechnungen und offene Posten.
  • Nachrichten können an Gruppen geschrieben,
  • der Lesestatus eingesehen und
  • Schließtage festgelegt werden.


Rechte für alles

Um den Zugriff auf Daten zu steuern, gibt es ein Rechtemanagement. Es basiert auf Rechten, die Rollen zugeordnet werden.

Die
Rechte in den Rollen

  • gewähren Zugriffe auf Module und Funktionen und
  • steuern das Ein- und Ausblenden von Symbolen.


Hinterlegte Rollen werden

  • individuell erstellt und verwaltet,
  • miteinander verschachtelt und
  • Mitarbeitern je nach Aufgabengebiet zugeordnet.


Stets dokumentiert

Änderungen an Datensätzen werden in der Datenbank dokumentiert und können über die Änderungshistorie eingesehen werden. Hier werden sämtliche Änderungen an Kindern oder Mitarbeitern dokumentiert.


Das sind in der Praxis:

  • Gruppenwechsel von Kindern,
  • Umbenennungen von Mitarbeitern,
  • Änderungen der Sorgeberechtigten und
  • Archivierung von Dokumenten und Rechnungen


Bereits erstellte Rechnungen und Dokumente können von hier direkt geöffnet und gedruckt werden. Unterschriebene Dokumente können hochgeladen und so der digitalen Akte von Kindern hinzugefügt werden.


Standardisierte Vorlagen

Benutzer können eigene Word-Vorlagen erstellen und diese mit Platzhaltern versehen.


Dies kann für alle Arten von:

  • Zu- und Absagen,
  • Datenschutzbestimmungen,
  • Einwilligungen,
  • Informationsmaterialien oder
  • Rechnungsvorlagen


geschehen. Beim Erstellen von Dokumenten aus den Vorlagen werden diese mit Kinder-, Mitarbeiter- oder Elterndaten gefüllt und individualisiert in der Datenbank abgelegt.




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